DX・RPAによる業務改善と共通言語化

DX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉は、徐々に世の中に浸透してきた印象があります。現在、色々な企業がDXの推進に取り組み、今やDXはバズワードと言えるかもしれません。しかしながら、AIや、IoT等の言葉と同様、抽象的でイメージが湧かない、もしくはIT化と何が違うか理解できない等の印象があるかと思います。

DXは以下のような３つのステップから構成され、こちらの記事で紹介させて頂いた、デジタル化についで、本記事では「業務効率化の推進」についてご説明をさせて頂きます。

業務改善と共通言語化

業務改善というと、おそらく真っ先に思い浮かぶ言葉がRPA（Robotic Process Automation）では無いでしょうか？　RPAという言葉は業務改善、及び稼働工数削減のための業務の自動化を達成するテクノロジーとして、世間ではAIと同じようにバズワードになっています。主にオフィスのバックエンド業務を自動化する事に用いられ、ご存知の方も多いかと思います。

しかし、DXにおける業務改善は単にRPAの事だけを指すわけでは無く、業務プロセスの見直しによる改善や、ICTツール活用による業務改善等も対象に含まれていて、幅広い内容を指しています。また、単に業務改善によってその場しのぎで稼働工数削減を達成するのでは無く、それを社内の共通言語として定着させていく必要があります。以下、それぞれの観点について説明します。

業務フローの見直しによる業務改善

こちらはDXには直接関係する話では無いですが、業務改善に取り組む際には、現在の業務の業務フローを把握し、そこに改善の余地が無いかどうか考える必要があります。特に、この記事でも紹介させて頂いたように、デジタル化が達成された後は、紙ベースの作業をペーパレス化対応させたり、コミュニケーションをデジタル化したり等、既存の業務フローをICTツールで置き換えていく事ができます。この作業自体が業務改善と言えます。

また、後ほど説明をさせて頂く、RPAによる業務改善を実施する場合も、事前に業務フローが整理されていなければ、どの部分に自動化を適用するべきかが定まらないため、RPAによる自動化を推進する事は難しくなります。

RPAによる業務自動化による業務改善

冒頭でも触れましたが、業務改善と言えばRPAと呼ばれるほどRPAは人気のバズワードで、色々な企業がRPAの導入にチャレンジをしている、もしくはしたことがあるかと思います。単純な入力業務や転記業務など、バックオフィスの仕事を自動化ロボにより置き換えられる事は魅力的で、正しく導入すればRPAは大きな業務改善、稼働工数削減に繋がることは確かです。

本記事のスタンスではRPAについてはあくまで中立の立場で議論させて頂いているので、RPAについての批判を書くつもりは無いですが、RPAという言葉は少々過大評価されて、独り歩きをしている感じを受けます。RPAを導入すれば、どんな業務も自動化されて大きな業務改善に繋がるという思考は非常に危険で、前段でお伝えした通り、適用する業務フローが明確に割り出せていなければ、そもそもRPAによる自動化自体が達成できません。

また、多くの場合、大掛かりなRPAツールを用いなくとも、エクセルVBAを使用して自動化を実装する事で課題が解決したり、簡単な自動化スクリプトを作成した方が効率が良い事も多いです。但し、RPAツールが優れている点は、異なるアプリケーションを跨いで自動化を達成できる点で、経理ソフトからエクセルに転記する等の作業を（場合によっては）効率的に自動化出来る点です。

RPAによる自動化を推進する際には、その前提条件となる業務フローの特定と、適切な手法を選定する事が必要です。そこを省略し、闇雲にRPAツールを導入してしまっても、多くの場合、自動化に失敗し、業務改善は達成できません。

業務改善の共通言語化

前段で、ICTツールや、RPAを使い業務改善を推進するための方法について簡単に説明させて頂きましたが、一時しのぎ的に業務改善を行ってしまうと、いずれ目的が変わった時などにこれらのツール等は使用されなくなってしまう事が多く、社内で共通言語化され、文化として定着しない限り、本当の意味で業務改善は達成できません。

そのためには、各社員がICTツールの効能、及び業務改善の効能を体感し、それらの使用方法に慣れ、自分たちで正しく運用を行えるようにならなければいけません。逆にそういった習慣が根付いてくると、日頃からデジタル優先に物事を考え、効率化のための業務フローを意識をした働き方が社員に根付いていくため、DXによる業務改善を大きく加速させる事ができます。

まとめ

今回の記事ではDXの中でも大切なステップになる業務改善について簡単に紹介させて頂きました。また、業務改善と非常に密接なRPAに関しても簡単に紹介させて頂きました。業務改善を行う場合、現在の業務フローを洗い出し、見直しを行うことが非常に重要です。また、社内で業務改善の文化を根付かせる事が最も大切です。