「働き方改善」「スマートワーク」という言葉が世間で良く使われるようになり、「業務改善」を達成するためのツールとして「RPA」という言葉がバズワードになっています。

RPAを正しく活用する事で、日々の単純な繰り返し作業を、ロボットで自動化する事により大幅に削減し、また入力ミスも減らせる等、大きな効果が期待できますが、RPAは全てに万能な魔法の杖という訳ではありません。以下に、RPAの成功事例と失敗事例を通して、正しいRPAの活用例に関してご説明をさせて頂きます

RPAによる業務改善の成功例

製菓店のケース

業種：食品加工業　作業期間：3ヵ月

某製菓店のケースで、今まで取引先から紙で発注書が送られてきたものを、マニュアルで請求書に転記する作業をしていた。これによって大きな稼働の無駄が発生していたが、神の発注書をWebフォームに切り替えるだけで大きな稼働削減に繋がった

ポイント：今の時代、ビジネスで紙媒体を使用して情報をやりとりする事は、大きな経費と時間の無駄になる事が多い、また、デジタルで情報を管理した方が、管理の工数も圧倒的に楽になるので、ペーパーワークを見直す必要がある。

マネジメント業の場合

売り上げ：97億円　会員数：1,345社　業種：マネジメント業  作業期間：3か月

今まで全ての請求書を、マニュアルで販売管理システムに転記をしていた。その中で特に取引が多く、また請求書フォーマットが固定されている9社を対象に、OCRを使用し、請求書の内容を読み取り、販売管理システムに自動入力するロボットを開発

ポイント：製菓店の例のように、請求書等、一番良いのは紙自体を無くす事だが、それが出来ないケースも存在する。そういった場合に、毎回固定のフォーマットで、手書きの入力文字が無ければOCRが有効に使える事がある

旅行代理店の場合

売上：301億円　従業員：1,377名　業種：サービス業　作業期間：2週間

今まで、旅行の発券情報をマニュアルでエクセルに転記していて、非常に大きな稼働がかかっていたところを、OCRを使用し、発券情報をOCRで読み取り、自動でエクセルに転記するロボを作成

ポイント：フォーマットが常に定まっている紙媒体はOCRで読み取りやすい

食品業の場合

売上：427億　従業員：503名　業種：食料品　作業期間：1か月

今まで従業員から提供される連絡先の情報をマニュアルで管理をし、システムに登録を行い管理をしていたところ、それを一元管理し、登録を自動化するロボを作成

ポイント：常に作業の手順が決まっている入力作業は容易に自動化可能。これにより稼働を削減できるだけでなく、入力ミス等も防ぐことができる。

RPAによる業務改善の失敗例

OCRへの過度の期待

機械により印字された定型文等にはOCRは有効だが、それでも精度が100%になる事は無い。また、手書き文字の認識精度は低くなる事が多く、場合によっては紙の汚れなどをご認識する事もある

ポイント：CORを使用する場合、事前に十分に精度検証を行う事が成功の鍵

RPA導入の際の機能選定のミス

RPAで自動化を行いたくても、場合によってはボタンや、チェックボックス等を必ずしも認識できるとは限らない。また、既存のRPAツールで認識できていたものが、OSやソフトウエアのバージョンアップで認識できなくなる可能性もある。

ポイント：RPAで自動化させる項目が固まった後に、対象のオブジェクト等をRPAツールがしっかりと認識するかの確認を行う必要がある。

RPA自動化の導入フローにおけるミス

RPAによる自動化を導入する際に、自動化する範囲をしっかり定め、限定させないと、結果として自動化を導入する事で逆にコストが高くなってしまうこともある

ポイント：何でもかんでも自動化する事が正義ではない、費用対効果と、作業の難易度等、色々加味して、全てを自動化するのではなく、マニュアルとの併用、もしくは今までの業務フローを置き換えて、自動化を達成する等の作業が必要